1) Договор: Всегда заключайте подробный письменный договор на перевозку или транспортно-экспедиционное обслуживание. В нем должны быть четко и недвусмысленно прописаны:
- Полные и достоверные реквизиты сторон (с обязательной проверкой по документам из Шага 1).
- Точное описание груза: наименование, количество, вес, объем, габариты, особые свойства и условия перевозки (температурный режим, хрупкость и т.д.), объявленная стоимость.
- Маршрут перевозки, пункты погрузки и выгрузки, согласованные сроки доставки.
- Стоимость услуг и детальный порядок расчетов (предоплата, оплата по факту, условия изменения цены).
- Четко определенная ответственность за сохранность груза, порчу, утрату, недостачу, а также за просрочку доставки. Порядок действий сторон при наступлении таких событий.
- Штрафные санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств сторонами.
- Порядок уведомления о форс-мажорных обстоятельствах и задержках. Чем детальнее прописаны все условия, тем меньше пространства для злоупотреблений.
2) Транспортная накладная (ТН) или CMR (для международных перевозок): Это основной документ, сопровождающий груз на всем пути следования. Убедитесь, что он оформлен правильно, без помарок и исправлений, все необходимые графы заполнены, стоят подписи уполномоченных лиц и печати (если применимо) грузоотправителя и перевозчика. ТН не просто бумажка, а документ, подтверждающий факт передачи груза от вас перевозчику, его наименование, количество, заявленную стоимость. Она же является основанием для грузополучателя принять груз.
3) Акт приема-передачи груза: Фиксируйте в нем состояние груза и его упаковки при передаче перевозчику и при получении грузополучателем. Любые повреждения, несоответствия должны быть отражены в акте.
Избегайте ситуаций, когда вам предлагают работать "по понятиям", на основе устных договоренностей или по упрощенной схеме документооборота.
Подделка документов при перевозке груза – распространенная уловка мошенников, поэтому будьте предельно внимательны к каждой детали в документах